Fahrschul-Software: Worauf sollten Sie achten?

Für die Fahrschule Alfadrive in Olten habe ich ein System gebaut, in dem heute der ganze Betrieb läuft: Buchung, Schülerverwaltung, Rechnungen, Kurse und die Website. Entstanden ist es im Tagesbetrieb, gemeinsam mit den Fahrlehrern, die damit arbeiten. Ich bin selbst kein Fahrlehrer; die Kriterien unten stammen aus dieser Zusammenarbeit und aus dem, was im Alltag tatsächlich gebraucht wurde.

Vorher sah es so aus, wie es in vielen Fahrschulen aussieht: Termine im Papierkalender, Schüler in einer Excel-Liste, Absprachen per WhatsApp und Telefon, Rechnungen von Hand. Am Fleiss lag es nicht. Es fehlte ein System, in dem alles zusammenläuft. Daraus ist mein Produkt Spurana entstanden.

Schüler sollen Fahrstunden selbst buchen, verschieben und absagen können, auch abends und am Wochenende. Entscheidend sind die Regeln dahinter: Bis wann ist eine Absage kostenlos? Was passiert bei einer späten Absage? Wie viel Vorlauf braucht eine Buchung?

Fragen Sie bei jeder Software, ob Sie diese Fristen selbst festlegen können und ob die Buchung sofort im Kalender des richtigen Fahrlehrers steht. Selbstverständlich ist das nicht: ~1 von 5 mit nachweisbarer Online-Buchung (eigene Erhebung, 92 geprüfte Fahrschulen, 18.08.2026: 20 mit, 37 ohne, 35 unklar). Bei Alfadrive bekommt jeder Fahrlehrer seinen Kalender mit Verfügbarkeiten und einen Tagesplan.

Lernstand, Termine, Zahlungen und Dokumente gehören an einen Ort. Wenn ein Fahrlehrer krank ist und ein Kollege übernimmt, muss er auf einen Blick sehen, wo der Schüler steht. Prüfen Sie, ob die Akte auch für den Schüler selbst sichtbar ist, etwa mit Fortschritt und offenen Beträgen in einem eigenen Portal.

Viele Fahrschulen verkaufen Pakete mit mehreren Lektionen. Die Software sollte den Verbrauch automatisch verrechnen und das Restguthaben zeigen, statt dass jemand von Hand Striche zählt. Fragen Sie, wie Teilzahlungen, Gutscheine und Rabatte abgebildet werden. Gerade diese Sonderfälle entscheiden, ob die Abrechnung im Alltag stimmt.

Die Rechnung sollte direkt aus den erfassten Leistungen entstehen, mit QR-Einzahlungsschein, Referenz und Betrag. Ebenso wichtig ist der Rückweg: Eingehende Zahlungen sollen der offenen Rechnung zugeordnet werden, und bleibt eine Rechnung offen, geht eine Erinnerung hinaus. Wie das grundsätzlich funktioniert, beschreibe ich im Artikel QR-Rechnung automatisieren.

Verkehrskunde und weitere Kurse brauchen eine eigene Verwaltung: Plätze, Anmeldungen, Teilnehmerlisten und Anwesenheit. Bei Alfadrive haben die Kursleiter dafür einen eigenen Bereich. Fragen Sie, ob Kursanmeldungen über dieselbe Website laufen wie die Fahrstunden und ob sie in derselben Schülerakte landen.

Kaum eine Fahrschule startet bei null. Schülerdaten, offene Guthaben und laufende Pakete müssen übernommen werden. Klären Sie vor dem Wechsel, ob Ihr bisheriges Programm einen Export liefert, welche Felder übernommen werden und was von Hand nachgetragen werden muss. Ein seriöser Anbieter nennt Ihnen diesen Aufwand, bevor das Projekt beginnt.

Ihre Daten sind die Grundlage Ihres Betriebs. Fragen Sie, ob Sie jederzeit einen vollständigen Export erhalten, in welchem Format und ob dafür Kosten anfallen. Ebenso gehört dazu, dass Schüler Auskunft über ihre Daten erhalten und ein Konto löschen lassen können. Im System von Alfadrive sind Datenexport, Kontolöschung und ein Protokoll der Änderungen eingebaut.

Bei Spurana gehören die Daten Ihnen: Buchungen und Auswertungen laden Sie jederzeit als CSV herunter, und bei Vertragsende erhalten Sie auf Wunsch einen Export aller gespeicherten Daten.

Schülerdaten sind Personendaten. Fragen Sie, wo Datenbank und Dateien liegen und welche Dienste zusätzlich Daten verarbeiten, etwa für E-Mail, SMS oder Zahlungen. Bei meinen Systemen liegen Datenbank und Dateien bei Supabase in einem Rechenzentrum in der EU (Irland). Welcher Baustein wo läuft, steht einzeln auf der Seite Tech-Stack.

Bei Alfadrive erledigt das System heute selbst, was früher von Hand lief: Buchungsbestätigungen nach jeder Buchung, Erinnerungen vor der Fahrstunde, Zahlungserinnerungen bei offenen Rechnungen und Tagespläne an die Fahrlehrer. Das System umfasst sechs Bereiche: Website, Buchung, Verwaltung, Fahrlehrer-Bereich, Schüler-Portal und Kursleiter-Bereich. Die ganze Fallstudie finden Sie unter Alfadrive.

Wenn eine reine Branchensoftware zu Ihrer Fahrschule passt, nehmen Sie diese. Ein System aus einer Hand lohnt sich, wenn Sie eine Standardlösung mit Website und weiteren Programmen und Listen ergänzen müssten.

Dafür gibt es Spurana: Website, Online-Buchung, Schülerportal und QR-Rechnung in einem System, für CHF 250 pro Monat inklusive 1 Fahrlehrer-Zugang, CHF 100 pro Monat je weiteren Zugang und einmalig CHF 4'900 für die Einrichtung. Ziel ist, in 3 Arbeitstagen live zu sein. Sie können es 14 Tage kostenlos testen. Funktionen und Ablauf beschreibe ich auf der Seite Fahrschul-Software.