RATGEBER
QR-Rechnung automatisieren: Was lässt sich für KMU automatisch erledigen?
Ben Schmidt, Inhaber von Flowrenix · Aktualisiert:
Kurzantwort
Bei der QR-Rechnung lässt sich fast der ganze Weg automatisieren: die Rechnung aus erfassten Leistungen erstellen, versenden, eingehende Zahlungen anhand der Referenz zuordnen und bei offenen Beträgen erinnern. Dafür brauchen Sie saubere Leistungsdaten, ein Konto mit Referenzverfahren und einen Weg, die Kontobewegungen Ihrer Bank elektronisch einzulesen; Sonderfälle wie Teilzahlungen bleiben eine Aufgabe für den Menschen.
Was die QR-Rechnung ist
Die QR-Rechnung wurde in der Schweiz 2020 eingeführt und ersetzt seit dem 1. Oktober 2022 die früheren roten und orangen Einzahlungsscheine. Ihr Kern ist der Zahlteil mit dem Swiss QR Code: Darin stehen Konto, Betrag, Zahlungsempfänger und, wenn verwendet, eine Referenz in maschinenlesbarer Form.
Für Ihre Kunden heisst das: Sie scannen den Code mit der Banking-App und müssen nichts abtippen. Für Sie heisst das: Weil alle Angaben strukturiert vorliegen, lässt sich die Rechnung vollständig aus einem System erzeugen und die Zahlung später eindeutig zuordnen.
Was sich automatisieren lässt
Der Weg einer Rechnung hat vier Schritte. Jeder davon lässt sich einzeln automatisieren, am meisten bringt es, wenn sie zusammenhängen.
Erstellung aus Leistungen
Statt eine Rechnung in einer Vorlage auszufüllen, entsteht sie aus dem, was bereits erfasst ist: eine Fahrstunde, ein Termin, eine Bestellung, ein Abo. Betrag, Referenz und Zahlteil setzt das System, abgetippt wird nichts.
Versand
Die Rechnung geht als PDF per E-Mail an den Kunden oder liegt in seinem Kundenkonto bereit, zum vereinbarten Zeitpunkt, etwa nach erbrachter Leistung oder gesammelt am Monatsende.
Zahlungsabgleich
Banken stellen die Kontobewegungen elektronisch im Format ISO 20022 bereit, als sogenannte camt-Datei, je nach Bank auch über eine direkte Schnittstelle. Das System liest sie ein, erkennt die Referenz und markiert die passende Rechnung als bezahlt.
Mahnwesen
Bleibt eine Rechnung nach Ablauf der Frist offen, geht automatisch eine freundliche Erinnerung hinaus, auf Wunsch in mehreren Stufen. Sie sehen jederzeit, welche Beträge offen sind.
Was Sie dafür brauchen
Die Technik ist selten das Problem. Wichtiger sind ein paar Voraussetzungen in Ihrem Betrieb.
- Leistungen, die an einem Ort erfasst werden, statt verteilt auf Kalender, Notizen und Nachrichten
- Ein Geschäftskonto, mit dem Sie Referenzen verwenden können; welche Variante passt, klären wir mit den Unterlagen Ihrer Bank
- Einen Weg, die Kontobewegungen elektronisch zu erhalten, als Datei aus dem E-Banking oder über eine Schnittstelle Ihrer Bank
- Klare Regeln für Zahlungsfristen und Erinnerungen
- Eine Absprache mit Ihrem Treuhänder, in welcher Form er die Zahlen erhält
Wo die Grenzen liegen
Der Abgleich funktioniert zuverlässig, wenn der Kunde den vollen Betrag mit der richtigen Referenz bezahlt. Das ist der Normalfall, aber nicht jeder Fall. Teilzahlungen, Zahlungen ohne Referenz, mehrere Rechnungen in einer Überweisung oder ein falscher Betrag landen in den Systemen, die ich baue, in einer Liste zur Prüfung, statt dass das System rät.
Auch rechtlich und buchhalterisch bleibt Verantwortung bei Ihnen: Welche Angaben auf der Rechnung stehen müssen, ob Mehrwertsteuer auszuweisen ist und wie die Buchhaltung die Zahlungen verbucht, klären Sie mit Ihrem Treuhänder. Die Automatisierung setzt um, was festgelegt ist; sie ersetzt diese Festlegung nicht.
Und schliesslich: Welche Dateien und Schnittstellen Ihre Bank anbietet, unterscheidet sich. Das prüfe ich anhand der Unterlagen Ihrer Bank, bevor ich etwas zusage.
Als einzelner Ablauf oder im eigenen System
Wenn Ihre Leistungen bereits sauber in einem Programm liegen, lässt sich der Rechnungslauf als einzelne Automatisierung daneben aufbauen. Wie ich dabei vorgehe, steht auf der Seite Automatisierung.
Liegen die Daten heute verteilt, ist ein eigenes System die bessere Grundlage. So ist es bei der Fahrschule Alfadrive: Die Rechnung kommt direkt aus dem System, mit QR-Einzahlungsschein, Referenz und Betrag, und Zahlungserinnerungen gehen hinaus, wenn eine Rechnung offen bleibt. Mehr dazu auf der Seite Software für KMU.
HÄUFIGE FRAGEN
Häufige Fragen
Die QR-Rechnung wurde 2020 eingeführt. Seit dem 1. Oktober 2022 ersetzt sie die früheren roten und orangen Einzahlungsscheine vollständig.
Für den Abgleich ist eine strukturierte Referenz auf der Rechnung entscheidend. Welche Kontovariante und welches Referenzverfahren für Sie passen, klären wir anhand der Unterlagen Ihrer Bank, bevor die erste Rechnung hinausgeht.
Bei vollen Zahlungen mit korrekter Referenz ja. Teilzahlungen, Zahlungen ohne Referenz oder Sammelzahlungen kommen in eine Liste, die Sie oder Ihr Team kurz prüfen. So bleibt keine Zahlung falsch zugeordnet.
Das hängt an der Schnittstelle Ihres Programms. Ich prüfe im Erstgespräch anhand der Dokumentation des Anbieters, ob eine Anbindung möglich ist, bevor ich etwas zusage. Gibt es keine offene Schnittstelle, reicht manchmal ein geregelter Export für Ihren Treuhänder.