RATGEBER
Bexio oder Abacus anbinden: Was ist vorher zu klären?
Ben Schmidt, Inhaber von Flowrenix · Aktualisiert:
Kurzantwort
Ob sich Bexio, Abacus oder eine andere Buchhaltungssoftware an Ihre Website oder Ihr System anbinden lässt, hängt an der Schnittstelle, die das Programm bereitstellt, und daran, welche Daten in welche Richtung fliessen sollen. Die konkrete Machbarkeit prüfe ich im Erstgespräch anhand der Dokumentation des Anbieters, bevor ich etwas zusage.
Die bessere Frage: welche Daten, wozu?
Die Frage «Geht das mit Bexio?» oder «Geht das mit Abacus?» höre ich oft. Sie lässt sich ohne Zusammenhang nicht seriös beantworten. Aussagekräftiger ist die Frage, welcher Handgriff wegfallen soll: Sollen Rechnungen aus Ihrem Buchungssystem in der Buchhaltung landen? Sollen bezahlte Rechnungen zurückgemeldet werden? Soll Ihr Treuhänder am Monatsende alles beisammen haben?
Erst wenn das feststeht, lässt sich prüfen, ob die Schnittstelle des Programms genau diesen Weg unterstützt. Bexio und Abacus nenne ich hier als Beispiele, weil sie in der Schweiz häufig gefragt werden. Dieselben Fragen gelten für jede andere Buchhaltungssoftware.
Fünf Punkte, die vor einer Anbindung geklärt sein sollten
Diese Punkte gehe ich mit Ihnen durch, bevor ich ein Kostendach nenne. Jeder davon kann die Antwort ändern.
Gibt es eine Schnittstelle?
Eine Anbindung braucht eine dokumentierte Schnittstelle, über die andere Programme Daten lesen oder schreiben dürfen. Ich prüfe, ob sie für Ihren Fall vorhanden ist, ob der Zugang in Ihrer Ausführung des Programms freigeschaltet werden kann und ob die Dokumentation die benötigten Daten abdeckt.
Welche Daten?
Kunden, Rechnungen, Zahlungen, Artikel oder Buchungen: Je genauer feststeht, welche Felder übertragen werden, desto zuverlässiger wird die Anbindung. Oft reicht weniger, als man zuerst denkt.
In welche Richtung?
Fliessen die Daten nur in eine Richtung, etwa vom Buchungssystem in die Buchhaltung, oder in beide? Wichtig ist, welches Programm für welche Angabe führend ist. Sonst überschreiben sich zwei Systeme gegenseitig.
Mit welchen Rechten?
Der Zugang zur Schnittstelle sollte nur so viel dürfen, wie der Ablauf braucht. Wir legen fest, wer den Zugang verwaltet, wo er gespeichert ist und wie er widerrufen werden kann.
Wie wird getestet?
Bevor echte Daten fliessen, läuft die Anbindung mit Testdaten oder parallel zur bisherigen Handarbeit, bis das Ergebnis über mehrere Fälle stimmt. Ihr Treuhänder sollte das Ergebnis einmal sehen, bevor es in den Alltag geht.
Wenn es keine offene Schnittstelle gibt
Nicht jedes Programm bietet für jeden Zweck eine Schnittstelle an. Dann reicht manchmal ein geregelter Export: Das System erstellt die Daten in einem Format, das Ihre Buchhaltung oder Ihr Treuhänder importieren kann, zum Beispiel als Monatsexport am Monatsersten.
Das ist weniger elegant als eine direkte Verbindung, aber oft ausreichend und deutlich einfacher zu betreiben. Wenn auch ein Export nicht sinnvoll möglich ist, sage ich Ihnen das, statt etwas zu bauen, das im Alltag nicht trägt.
Was ich zusage und was nicht
Ich sage keine Anbindung zu, bevor ich die Dokumentation des Anbieters für Ihren konkreten Fall geprüft habe. Schnittstellen unterscheiden sich darin, welche Daten sie freigeben, und sie werden vom Anbieter weiterentwickelt. Eine Zusage aus dem Gedächtnis wäre deshalb unseriös.
Was ich zusage: eine ehrliche Prüfung vor dem Angebot, ein Kostendach, wenn die Anbindung machbar ist, und eine klare Absage, wenn sie es nicht ist. Wie die Abläufe rund um Rechnungen und Zahlungen bei mir aussehen, beschreibe ich im Artikel QR-Rechnung automatisieren.
Wie eine Anbindung bei mir entsteht
Im Erstgespräch klären wir die fünf Punkte oben. Danach prüfe ich die Dokumentation des Anbieters und sage Ihnen, ob und wie die Anbindung möglich ist. Ist sie machbar, erhalten Sie ein Kostendach, schriftlich, bevor ich anfange.
Die Anbindung läuft zuerst im Testbetrieb. Im laufenden Betrieb protokolliert sie, was sie übertragen hat, und meldet Fehler, damit Sie einen Ausfall nicht erst am Monatsende bemerken. Fällt sie aus, etwa weil der Anbieter seine Schnittstelle geändert hat, sehe ich mir die Störung im Rahmen der Betreuung an und sage Ihnen, was die Anpassung braucht. Mehr zu meinem Vorgehen steht auf der Seite Automatisierung.
HÄUFIGE FRAGEN
Häufige Fragen
Das hängt an der Schnittstelle Ihres Programms und daran, welche Daten fliessen sollen. Ich prüfe im Erstgespräch anhand der Dokumentation des Anbieters, ob und wie sich Ihre Buchhaltung anbinden lässt, bevor ich etwas zusage.
Das hängt davon ab, welche Daten in welche Richtung fliessen und was die Schnittstelle hergibt. Den Betrag nenne ich als Kostendach, nachdem ich die Dokumentation geprüft habe: eine schriftliche Obergrenze, mehr zahlen Sie nicht.
Die Anbindung meldet Fehler, statt still auszufallen. Ich sehe mir die Störung im Rahmen der Betreuung an und sage Ihnen, was die Anpassung an die geänderte Schnittstelle braucht, bevor ich sie umsetze.
Ja, oft ein geregelter Export in einem Format, das Ihre Buchhaltung oder Ihr Treuhänder importieren kann, zum Beispiel als Monatsexport am Monatsersten. Das ist einfacher zu betreiben und reicht in vielen Fällen aus.