RATGEBER
Automatisierung für KMU: Mit welchen fünf Abläufen fangen Sie an?
Ben Schmidt, Inhaber von Flowrenix · Aktualisiert:
Kurzantwort
Der beste Einstieg in die Automatisierung ist ein Ablauf, der jede Woche gleich abläuft und heute von Hand erledigt wird, etwa Terminerinnerungen, der Rechnungslauf oder der Zahlungsabgleich. Ob er sich lohnt, schätzen Sie mit einer einfachen Rechnung ab: Zeit pro Vorgang mal Häufigkeit, verglichen mit den einmaligen Kosten und dem laufenden Aufwand.
Klein anfangen, mit dem häufigsten Handgriff
Automatisierung klingt nach einem grossen Projekt. In der Praxis sind es einzelne Handgriffe, die sich jede Woche wiederholen: eine Erinnerung schreiben, eine Rechnung erstellen, eine Zahlung abhaken, eine Liste für den Treuhänder zusammenstellen.
Ich rate dazu, mit einem einzigen Ablauf zu beginnen statt mit zwanzig auf einmal. Ein einzelner Ablauf ist schnell umgesetzt, läuft zuerst parallel zur Handarbeit und zeigt nach wenigen Wochen, ob sich weitere lohnen.
Fünf Abläufe für den Einstieg
Diese fünf schaffe ich in Projekten am häufigsten ab. Jeder ist einzeln umsetzbar und einzeln messbar.
Terminerinnerungen
Die Bestätigung geht sofort nach der Buchung hinaus, die Erinnerung automatisch 24 Stunden vor dem Termin. Das spart Anrufe, und niemand muss daran denken.
Rechnungslauf
Nach erbrachter Leistung wird die Rechnung erzeugt und versendet, mit QR-Einzahlungsschein. Niemand muss am Monatsende Leistungen zusammensuchen und Vorlagen ausfüllen.
Zahlungsabgleich
Der Zahlungseingang wird mit der offenen Rechnung abgeglichen, nach Ablauf der Frist geht eine Mahnung hinaus. Sie sehen jederzeit, was offen ist, statt Kontoauszüge von Hand abzuhaken.
Anfragen sortieren
Anfragen aus Formular, E-Mail und WhatsApp landen an einem Ort, statt über drei Kanäle verteilt zu sein. Sie sehen auf einen Blick, welche Anfrage noch keine Antwort hat.
Monatsexport für den Treuhänder
Am Monatsersten liegt der Export im Postfach Ihres Treuhänders, in der Form, die er braucht. Das Zusammenstellen von Belegen und Listen entfällt.
Wie Sie den Nutzen grob abschätzen
Ob sich eine Automatisierung lohnt, lässt sich mit einem einfachen Rechenweg abschätzen. Sie brauchen dafür keine Software, nur ehrliche Zahlen aus Ihrer eigenen Woche.
- Messen Sie, wie viele Minuten ein einzelner Vorgang heute dauert, zum Beispiel eine Rechnung schreiben und versenden.
- Zählen Sie, wie oft der Vorgang pro Monat vorkommt.
- Multiplizieren Sie beides: Das ist die Zeit, die der Ablauf Sie heute pro Monat kostet.
- Ziehen Sie ab, was auch mit Automatisierung von Hand bleibt, etwa die Prüfung von Sonderfällen.
- Vergleichen Sie die gesparte Zeit mit den einmaligen Kosten und dem laufenden Aufwand für Betreuung und Werkzeuge.
Ein Rechenbeispiel
Das folgende Beispiel verwendet angenommene Werte und stammt nicht aus einem Kundenprojekt. Dauert ein Vorgang 6 Minuten und kommt er 100-mal im Monat vor, sind das 600 Minuten, also 10 Stunden pro Monat. Bleibt nach der Automatisierung eine Stunde für Sonderfälle, sparen Sie 9 Stunden im Monat.
Ob das viel oder wenig ist, hängt davon ab, was Ihre Stunde wert ist und was Sie mit der Zeit stattdessen tun. Dazu kommt ein Nutzen, der sich schlechter in Minuten fassen lässt: Rechnungen, die nicht mehr vergessen gehen, Erinnerungen, die immer pünktlich kommen, und weniger Tippfehler.
Wann es sich nicht lohnt
Ein Handgriff, den Sie dreimal im Jahr machen, rechnet sich nicht. Ebenso wenig hilft eine Automatisierung, wenn es den Ablauf gar nicht gibt: Macht es heute jeder im Betrieb anders, wird ein Automat daraus keine Ordnung, sondern schnelleres Chaos.
Dann klären wir zuerst den Ablauf. Das kostet weniger und wirkt mehr. Und wenn eine Automatisierung als Ersatz für eine fehlende Entscheidung dienen soll, sage ich Ihnen das offen.
Wie ich vorgehe
Zuerst gehen wir Ihre Woche durch und notieren, was sich wiederholt und wie oft. Danach sortiere ich die Abläufe nach Häufigkeit mal Aufwand, und Sie erhalten ein Kostendach. Der erste Ablauf läuft im Testbetrieb parallel zur Handarbeit, bis das Ergebnis über mehrere Fälle stimmt. Jeder Ablauf protokolliert, was er getan hat, und meldet Fehler.
Als Werkzeuge setze ich n8n, Make, Supabase Edge Functions und geplante Aufgaben ein. Wo eine bestehende Lösung reicht, nehme ich sie. Details stehen auf der Seite Automatisierung.
Den ersten Ablauf finden
Wenn Sie noch nicht wissen, welcher Ablauf zuerst kommt: Beschreiben Sie im Automatisierungs-Check einen Handgriff, der Sie jede Woche Zeit kostet. Ein KI-Modell skizziert konkrete Möglichkeiten mit einem ersten Schritt, kostenlos und ohne Anmeldung. Die Skizze ersetzt kein Gespräch, gibt Ihnen aber eine Grundlage dafür.
HÄUFIGE FRAGEN
Häufige Fragen
Den Handgriff, den Sie am häufigsten machen und der jedes Mal gleich abläuft. Ein einzelner Ablauf ist schnell umgesetzt und zeigt, ob sich weitere lohnen.
Was mehrere verbundene Abläufe kosten, hängt an der Zahl der beteiligten Programme und an den Sonderfällen. Vor Beginn erhalten Sie ein schriftliches Kostendach, mehr wird es nicht.
Jeder Ablauf protokolliert, was er getan hat, und meldet Fehler. Sie erfahren von einem Ausfall, statt ihn Wochen später an einer fehlenden Rechnung zu bemerken. Störungen im laufenden Betrieb sind Teil der Betreuung.
Nicht zwingend. Viele Abläufe verbinden Programme, die Sie bereits nutzen. Erst wenn die Daten in keinem Programm sauber liegen, ist ein eigenes System die günstigere Grundlage.